Не відкладайте на завтра: як навчитися виконувати задачі негайно

Якщо ви катастрофічно не встигаєте виконувати нагальні справи, є ймовірність, що ви просто не навчилися правильно розставляти пріоритети. Розповідаємо вам, як не відкладати на завтра те, що можна зробити негайно!

Переосмисліть свій розпорядок дня

Знайдіть і усуньте всі фактори, на які витрачається ваш дорогоцінний час. Почніть відстежувати, як ви використовуєте робочі години та хвилини. Врахуйте, що кожен раз, коли ви на щось відволікаєтеся, у вас йде 23 хвилини на повторне зосередження на робочих завданнях. Це величезна витрата часу. Тому перед тим, як зайнятися справами, ви повинні мінімізувати всі чинники, які можуть вас відволікати. Приберіть робочий стіл, налаштуйте розклад режиму "Не турбувати" на вашому смартфоні.

І ще: Правило 5 секунд допоможе почати робити будь-що

Знайдіть час свого піку продуктивності

Чи знаєте ви, в який час дня ваша продуктивність максимальна? Якщо ніколи не замислювалися про це, не дивно, що ви нічого не встигаєте. Для більшості людей пік продуктивності припадає на період з 8 до 12 години ранку. Крім того, ті, хто раніше встає, менш схильні до прокрастинаціі.

Визначте свій власний графік, враховуючи, у який час дня ви найбільш енергійні й активні. Всі найскладніші завдання, для яких потрібна стовідсоткова концентрація, повинні бути виконані, коли ваша енергія досягає піку. Так ви будете домагатися більшого, витрачаючи менше часу.

Визначте час, коли ви – найпродуктивніші

Отримуйте максимальну віддачу

Розглядайте час не як даність, а як ресурс, який ви вкладаєте в створення продукту. Оцініть його реальну вартість та вирішіть, чи варто виконувати завдання, якщо воно займе у вас хоча б 30 хвилин. Оптимізація вашої роботи заощадить ресурси і сили, а також дасть більше вільного часу завтра.

Ось що для цього потрібно робити:

• Плануйте. Вирішіть, що потрібно неодмінно зробити сьогодні, а що може почекати. Спробуйте організувати графік так, щоб зробити менше справ, але сконцентруватися при цьому тільки на найважливіших завданнях.
• Автоматизуйте. Нехай комп'ютер, смартфон і веб-сервіси роблять за вас все, що тільки можна. Витрачаєте багато часу, щоб розгребти пошту? Налаштуйте фільтри. Заповнюєте безліч однакових електронних форм? Доручіть це спеціальному механізму в браузері або парольному менеджеру.
• Делегуйте. Якщо ви не можете автоматизувати якесь завдання, але його виконання пов'язане для вас з великими витратами часу або незручностями – доручіть її помічникам, колегам або взагалі віддайте на аутсорсинг. Це дозволить зосередитися на дійсно важливих речах, які ви в силах зробити самі.
• Користуйтеся календарем. Найкращий спосіб організувати роботу – зберігати всі завдання в календарі. Річ у тім, що він дає більш наочне візуальне уявлення про час, ніж звичайні списки справ.

Застосовуйте все перераховане, і якщо зможете заощадити по парі годин на добу, то вважайте, що у вас в тижні з'явився зайвий день.

Організуйте робочий процес

Обмежте ваш робочий час

Перегляньте свій розпорядок. Якщо ви працюєте понад вісім годин на день, обмежте себе шістьма годинами та спробуйте виконати завдання протягом цього часу. Встановивши ліміт, ви будете змушені зосередитися на виконанні найбільш важливих завдань. Розставте пріоритети і працюйте ефективніше, витрачаючи менше часу. Заодно звільніть більшу частину дня, щоб встигнути відпочити та краще підготуватися до дня завтрашнього.

Відмовляйтеся від незначних справ

Більшість людей витрачає багато часу на незначні справи: наприклад, на нескінченні дзвінки колег або безглузді наради. При цьому не робиться нічого корисного, а час йде. Якщо ви отримуєте величезну кількість доручень на день, то повинні навчитися вибирати і відсіювати непотрібні, щоб зосереджуватися тільки на пріоритетних. Для отримання результату важливо не тільки вибрати, на чому сфокусуватися, але і зрозуміти, що потрібно ігнорувати.

Іноді варто говорити ні!

Навчіться говорити "ні". Багатьом з нас незручно відмовляти оточуючим, тому що ми не хочемо розчаровувати їх. Тому використовуйте м'якші форми відмови: наприклад, можна повідомити співрозмовнику, що у вас просто не вистачає часу присвятити себе його дорученням, і він швидше за все зрозуміє вас. Говоріть "так" тільки найважливішим завданням. Бережіть свій час. Можете вважати його своїм інвестиційним портфелем.

Якщо ви будете використовувати ці поради, у вас однозначно з'явиться більше вільного часу, який можна буде присвятити саморозвитку та вдосконаленню!

Читайте також: Найкращі поради для тих, хто не може рано прокинутися

• Теги:
• Популярне
• Цікавинки
• Робота
• Поради
• Психологія