Цифрові звички сучасного бізнесу: які рішення звільняють команду від рутини

Робочий день сучасної команди часто складається не лише з важливих рішень і спілкування з клієнтами. Значну його частину можуть займати дрібні повторювані операції: перевірка таблиць, перенесення інформації між сервісами, пошук потрібного документа або уточнення статусу завдання в чаті.

Поступово така рутина стає невидимою частиною робочого процесу, хоча саме вона забирає чимало часу. Підхід, який розвиває Wecode, показує, наскільки важливо дивитися на цифрові інструменти не окремо, а як на елементи єдиної робочої системи.

Робочий день, у якому забагато повторюваних дій

Уявімо звичайний ранок у компанії. Менеджер відкриває декілька таблиць, перевіряє нові повідомлення, шукає останню версію комерційної пропозиції та паралельно відповідає клієнту. Після цього потрібно перенести дані із листування в облікову систему, повідомити колегам про нове завдання і переконатися, що потрібний документ уже погоджений.

Кожна дія окремо здається незначною. Проблема виникає через їхню кількість.

Таблиці залишаються корисним інструментом, але їхня кількість швидко починає створювати плутанину. Один файл містить актуальні дані про клієнтів, другий – інформацію про продажі, третій використовується для контролю завдань. У месенджері водночас може знаходитися ще частина домовленостей. Працівнику доводиться самостійно збирати картину з різних джерел.

Цифрові звички бізнесу змінюються саме тоді, коли команда починає шукати спосіб прибрати зайві переходи між такими джерелами. Автоматизація в цьому випадку потрібна для скорочення кількості дій, які не створюють додаткової цінності.

Три ознаки цифрового хаосу

Цифровий хаос не обов'язково означає, що в компанії взагалі немає сучасних програм. Навпаки, іноді проблема виникає через велику кількість інструментів, які не пов'язані між собою.

Є декілька характерних сигналів, за якими можна зрозуміти, що цифрове середовище потребує перегляду:

• звернення губляться: повідомлення клієнта може залишитися в месенджері, електронній пошті або соціальній мережі;
• завдання дублюються: у результаті складно зрозуміти, який запис є актуальним;
• процес залежить від однієї людини: коли відповідального співробітника немає на робочому місці, процес сповільнюється.

Якщо критично важлива інформація існує лише у вигляді особистого досвіду конкретного працівника, бізнес стає вразливим до відпусток, лікарняних, звільнень або просто великого навантаження. Людина повинна залишатися учасником процесу, але не бути єдиним носієм інформації про те, як цей процес відбувається.

Що варто об'єднати в першу чергу

Цифровізація не означає необхідності одразу змінювати всі робочі інструменти. Значно практичніше почати з тих ділянок, де команда найчастіше повторює однакові операції або передає інформацію між собою. Одним із перших кандидатів стають клієнтські дані. Контактна інформація, історія звернень, домовленості та статуси взаємодії мають бути доступними тим працівникам, які працюють із конкретним клієнтом.

Далі логічно пов'язувати клієнтські звернення із продажами. Якщо новий запит автоматично потрапляє у відповідний робочий процес, менеджеру не потрібно вручну переносити інформацію з одного каналу до іншого. Наступним етапом можуть бути облік, документообіг та внутрішні завдання. У комплексі це дає змогу вибудувати послідовність, у якій інформація не зникає між підрозділами.

Як обирати технологічного партнера

Потрібно зрозуміти, де саме команда втрачає час, які дані дублюються, між якими системами відбувається постійне ручне перенесення інформації та які етапи найчастіше створюють затримки. Важливо оцінити можливості інтеграції з уже наявними рішеннями. Повна заміна всіх систем може бути невиправданою, якщо частину інструментів достатньо правильно поєднати між собою.

Окремої уваги потребує підтримка після запуску. Робочі процеси не залишаються незмінними: компанія розширює команду, додає нові послуги, змінює структуру продажів або впроваджує додаткові канали комунікації.

Менше рутини – більше часу на розвиток

Цифрові звички компанії формуються не кількістю встановлених програм, а тим, наскільки природно технології вписуються у щоденну роботу. Ефективна цифровізація починається не з питання «яку програму встановити?», а з іншого – «яку зайву дію можна прибрати з робочого дня?». Відповідь на це питання часто стає першим кроком до більш організованої, прозорої та масштабованої роботи компанії. Технології мають прибирати зайві дії, а не створювати для працівників нові складнощі.

• Теги:
• Україна